Insolvenz der Hausverwaltung: Was die Eigentümergemeinschaft jetzt tun muss

Insolvenz der Hausverwaltung: Was die Eigentümergemeinschaft jetzt tun muss

Telefone, die niemand abnimmt, unbeantwortete Mails, offene Handwerkerrechnungen – und dann die Nachricht, dass über das Vermögen der Verwaltungsgesellschaft ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde. Für eine Eigentümergemeinschaft ist das kein juristisches Randthema, sondern eine Frage von Zahlungsfähigkeit und Handlungsfähigkeit innerhalb weniger Wochen.

Das Verwalteramt endet nicht von selbst

Die Eröffnung des Insolvenzverfahrens beendet die Bestellung der Verwaltung nicht. Rechtlich bleibt sie im Amt, bis sie abberufen wird, ihr Vertrag endet oder – bei einer Gesellschaft – diese nach Abschluss des Verfahrens aus dem Handelsregister gelöscht wird. Praktisch ist die Verwaltung in dieser Phase häufig nicht mehr arbeitsfähig: Personal fällt weg, Software-Lizenzen laufen aus, Verfügungen über Konten unterliegen der Kontrolle des Insolvenzverwalters. Die Gemeinschaft kann die Verwaltung jederzeit und ohne Grund abberufen; der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Wo das Geld der Gemeinschaft liegt – und ob es sicher ist

Entscheidend ist, auf wessen Namen die Konten laufen. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist rechtsfähig und kann eigene Konten führen. Lauten Giro- und Rücklagenkonto auf den Namen der Gemeinschaft und ist die Verwaltung lediglich bevollmächtigt, gehört das Guthaben der Gemeinschaft und fällt nicht in die Insolvenzmasse. Liegen die Mittel dagegen auf einem Konto, das auf den Namen der Verwaltung läuft – etwa auf einem Sammel- oder Treuhandkonto für mehrere Objekte – ist die Zuordnung deutlich schwieriger und mit Risiko verbunden. Unabhängig davon sollte die Gemeinschaft sämtliche Vollmachten der bisherigen Verwaltung bei der Bank umgehend widerrufen und die Hausgeldzahlungen klar steuern.

Die ersten Schritte: Versammlung und Neubestellung

Ohne Verwaltung vertreten die Eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich – ein Zustand, der Verträge, Zahlungen und Reparaturaufträge schwerfällig macht. Deshalb steht die außerordentliche Versammlung am Anfang. Einberufen kann sie der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter, wenn eine Verwaltung fehlt oder sich pflichtwidrig weigert; ebenso ein durch Beschluss bestimmter Ersatzzustellungsvertreter. Auf die Tagesordnung gehören die Abberufung, die Bestellung einer neuen Verwaltung mit Vertragsabschluss und die Ermächtigung zur Geltendmachung der Herausgabe- und Zahlungsansprüche.

Unterlagen: Anspruch gegen die Insolvenzmasse

Beschlusssammlung, Buchhaltung, Belege, Verträge, Pläne, Schlüssel und Prüfprotokolle sind Eigentum der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Der Insolvenzverwalter ist zur Herausgabe verpflichtet, hält sich dabei aber an Fristen und Formalien. Ein schriftliches, nach Objekten und Unterlagenarten gegliedertes Herausgabeverlangen der neuen Verwaltung ist deshalb wirkungsvoller als eine allgemeine Aufforderung. Fehlen Daten dauerhaft, müssen Buchhaltung und Beschlusssammlung aus Bankauszügen, Protokollen und Lieferantenkonten rekonstruiert werden – ein Aufwand, der sich in der nächsten Jahresabrechnung niederschlägt.

Forderungen anmelden, Schäden prüfen

Offene Ansprüche gegen die insolvente Verwaltung werden innerhalb der im Eröffnungsbeschluss genannten Frist zur Insolvenztabelle angemeldet. Die Quote ist erfahrungsgemäß gering. Wirtschaftlich bedeutsamer ist die Frage, ob eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung der Verwaltung besteht und ob ein Schaden durch Pflichtverletzung gedeckt ist – diese Ansprüche richten sich gegen den Versicherer und nicht gegen die Masse. Vorsorglich hilft wenig mehr als Ordnung: Konten auf den Namen der Gemeinschaft, ein jährlicher Vermögensbericht, Belegprüfung durch den Beirat und die Benennung eines Ersatzzustellungsvertreters.

Bildquellen: Titelbild – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: cottonbro studio | Bild 1 – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: Sander. Lizenz: Pexels License (kostenlose kommerzielle Nutzung, keine Namensnennung erforderlich – hier dennoch zur Transparenz angegeben).