Herausgabe der Verwaltungsunterlagen beim Verwalterwechsel: Anspruch, Umfang und Durchsetzung

Herausgabe der Verwaltungsunterlagen beim Verwalterwechsel: Anspruch, Umfang und Durchsetzung

Ein Verwalterwechsel ist erst dann abgeschlossen, wenn die Unterlagen beim neuen Verwalter liegen. Bis dahin kann die neue Verwaltung weder abrechnen noch Fristen überwachen noch Verträge bedienen. Rechtlich ist die Lage klar: Die Unterlagen gehören der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht der ausgeschiedenen Verwaltung.

Der Anspruch und sein Schuldner

Mit dem Ende der Bestellung endet die Berechtigung, die Unterlagen zu besitzen. Die Gemeinschaft kann Herausgabe dessen verlangen, was die Verwaltung aus der Geschäftsführung erlangt hat. Gläubigerin ist die Gemeinschaft, Anspruchsgegner die ausgeschiedene Verwaltung – nicht einzelne Mitarbeiter. Die neue Verwaltung macht den Anspruch als Vertreterin der Gemeinschaft geltend; ein Beschluss ist dafür nicht erforderlich, in strittigen Fällen aber nützlich, weil er Kostenfragen vorab klärt.

Was zum Bestand gehört

Zum Bestand zählen Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, die vollständige und fortgeschriebene Beschlusssammlung, alle Versammlungsprotokolle, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte, Buchhaltung mit Belegen und Kontoauszügen, Eigentümerliste und Adressdaten, sämtliche Verträge mit Versorgern, Versicherern, Wartungs- und Reinigungsfirmen sowie Hausmeistern, Gewährleistungsunterlagen, Baupläne, Gutachten, Energieausweis und die Prüfprotokolle zu Aufzug, Elektroanlage, Blitzschutz und Trinkwasser. Hinzu kommen Schlüssel, Zugangsmedien und die digitalen Datenbestände – Buchhaltungsdaten in einem auswertbaren Format, nicht als Papierausdruck.

Zurückbehalten wegen offener Honorare?

Der häufigste Konflikt entsteht, wenn die ausgeschiedene Verwaltung die Unterlagen bis zur Zahlung einer Restvergütung zurückhält. Die Gerichte sehen das zurückhaltend: Ein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen wird regelmäßig abgelehnt, weil es die Gemeinschaft handlungsunfähig macht und außer Verhältnis zur Geldforderung steht. Streitige Honorare gehören in ein eigenes Verfahren, nicht in das Übergabeverfahren. Unabhängig davon bleibt die ausgeschiedene Verwaltung verpflichtet, die Jahresabrechnung für die in ihrer Amtszeit abgeschlossenen Wirtschaftsjahre zu erstellen.

Datenschutz und Aufbewahrung

Die ausgeschiedene Verwaltung darf Kopien nur so lange behalten, wie steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten oder die eigene Rechtsverteidigung es erfordern; danach sind die personenbezogenen Daten zu löschen. Die neue Verwaltung sollte den übernommenen Bestand dokumentieren und prüfen, ob Auftragsverarbeitungsverträge, Bankvollmachten und Portalzugänge umgestellt sind – eine nicht widerrufene Kontovollmacht ist ein ernstes Risiko.

Durchsetzung: Protokoll, Frist, Klage

In der Praxis bewährt sich ein Übergabeprotokoll mit Inventarliste, das beide Seiten unterzeichnen – es hält fest, was übergeben wurde und was fehlt. Bleibt die Übergabe aus, folgt eine Fristsetzung mit konkreter Aufzählung der vermissten Unterlagen. Danach kommen die Herausgabeklage, bei unklarem Bestand verbunden mit einem Auskunftsantrag, und in dringenden Fällen die einstweilige Verfügung in Betracht. Aus einem Herausgabetitel vollstreckt der Gerichtsvollzieher durch Wegnahme; Auskunfts- und Abrechnungspflichten werden über Zwangsgeld durchgesetzt. Je präziser die Liste, desto schneller greift jede dieser Stufen.

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