Umlaufbeschluss in der WEG: Entscheidungen ohne Eigentümerversammlung

Umlaufbeschluss in der WEG: Entscheidungen ohne Eigentümerversammlung

Nicht jede Entscheidung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft muss auf einer Eigentümerversammlung getroffen werden. Für eilige oder unkomplizierte Angelegenheiten bietet das Wohnungseigentumsgesetz mit dem Umlaufbeschluss ein flexibles Instrument. Seit der WEG-Reform 2020 wurde dieses Verfahren deutlich praxistauglicher gestaltet – doch die Anforderungen bleiben streng. Wer den Umlaufbeschluss richtig einsetzt, kann Zeit und Kosten sparen und die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft erhöhen.

Was ist ein Umlaufbeschluss?

Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss der Wohnungseigentümer, der ohne persönliche Zusammenkunft in einer Versammlung gefasst wird. Stattdessen zirkuliert der Beschlussantrag schriftlich zwischen den Eigentümern, die jeweils ihre Zustimmung oder Ablehnung erklären. Rechtlich ist der Umlaufbeschluss in § 23 Absatz 3 WEG geregelt. Er hat die gleiche verbindliche Wirkung wie ein in der Versammlung gefasster Beschluss – vorausgesetzt, das Verfahren wurde korrekt eingehalten.

Die Anforderungen an den Umlaufbeschluss

Grundsätzlich gilt: Ein Umlaufbeschluss bedarf der Zustimmung aller Wohnungseigentümer in Textform. Das ist die zentrale Hürde – denn schon die Ablehnung oder das Schweigen eines einzigen Eigentümers lässt den Beschluss scheitern. Die Textform bedeutet, dass die Erklärung schriftlich abgegeben werden muss, aber keine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist. E-Mail, Fax oder ein anderes elektronisches Verfahren genügen also.

Der Beschlussantrag muss den Eigentümern klar und verständlich vorgelegt werden. Er sollte den genauen Wortlaut des zu fassenden Beschlusses, eine ausreichende Erläuterung sowie eine Frist zur Rückmeldung enthalten. Nur so können die Eigentümer eine informierte Entscheidung treffen. Die Hausverwaltung bereitet die Unterlagen üblicherweise vor und dokumentiert alle Rückmeldungen sorgfältig.

Neuerung: Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit möglich

Mit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 wurde eine wichtige Erleichterung eingeführt: Die Eigentümer können auf einer Versammlung beschließen, dass ein bestimmter konkreter Beschlussgegenstand im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit gefasst werden darf. Damit entfällt das strenge Einstimmigkeitserfordernis für diesen spezifischen Beschluss. Dies ermöglicht deutlich mehr Flexibilität – etwa wenn ein Angebot für eine Reparatur ausgeholt wird und die Eigentümer zwischen mehreren Varianten wählen sollen.

Wann ist der Umlaufbeschluss sinnvoll?

Umlaufbeschlüsse eignen sich besonders für eilige Entscheidungen zwischen zwei Eigentümerversammlungen, etwa wenn ein akuter Wasserschaden schnelle Maßnahmen erfordert oder ein günstiger Handwerkertermin genutzt werden soll. Auch für unstrittige und einfach gelagerte Sachverhalte – zum Beispiel die Verlängerung eines Wartungsvertrags oder die Zustimmung zu einer geringfügigen Ausgabe – ist das Verfahren praktisch. Bei komplexen, weitreichenden oder umstrittenen Themen ist dagegen die persönliche Versammlung fast immer die bessere Wahl, weil dort Fragen geklärt und Argumente ausgetauscht werden können.

Dokumentation und Anfechtbarkeit

Auch ein Umlaufbeschluss muss ordnungsgemäß in der Beschlusssammlung dokumentiert werden. Der Verwalter erfasst das Ergebnis mit Datum, Beschlusstext und Stimmverhältnis. Wie jeder Beschluss kann auch der Umlaufbeschluss von einem Eigentümer innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat angefochten werden, wenn Verfahrensfehler vorliegen oder der Beschluss inhaltlich rechtswidrig ist. Sorgfältige Vorbereitung durch die Hausverwaltung ist deshalb entscheidend.

Als erfahrene Hausverwaltung begleiten wir Eigentümergemeinschaften bei der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Umlaufbeschlüssen – rechtssicher, transparent und effizient. So bleibt Ihre WEG auch zwischen den Versammlungen jederzeit handlungsfähig.

Bildquellen: Titelbild – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: Matthias Zomer | Bild 1 – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: Nataliya Vaitkevich. Lizenz: Pexels License (kostenlose kommerzielle Nutzung, keine Namensnennung erforderlich – hier dennoch zur Transparenz angegeben).