Instandhaltung, Instandsetzung und Modernisierung in der WEG: Abgrenzung und Kostenfolgen

Instandhaltung, Instandsetzung und Modernisierung in der WEG: Abgrenzung und Kostenfolgen

In der Eigentümerversammlung werden die drei Begriffe oft synonym verwendet. Rechtlich sind sie es nicht. Von der Einordnung hängt ab, mit welcher Mehrheit beschlossen wird, wer die Kosten trägt, ob die Erhaltungsrücklage verwendet werden darf und wie der Aufwand steuerlich behandelt wird. Die WEG-Reform hat die Begriffe neu geordnet – wer noch mit den Kategorien des alten Rechts arbeitet, läuft in Fehler.

Erhaltung als Oberbegriff

Seit 2020 spricht das Gesetz von Erhaltung und fasst darunter beides: Instandhaltung und Instandsetzung. Instandhaltung hält den bestehenden Zustand aufrecht – Wartung der Heizung, Pflege der Außenanlagen, Prüfung der Aufzugsanlage. Instandsetzung stellt einen verschlechterten Zustand wieder her – die undichte Dachhaut, das defekte Hebewerk, der schadhafte Balkonbelag. Beides gehört zur ordnungsgemäßen Verwaltung und wird mit einfacher Mehrheit beschlossen.

Entscheidend ist die Zielrichtung: Erhaltung führt zum ursprünglichen Soll-Zustand zurück, auch wenn dabei zeitgemäße Materialien und Technik eingesetzt werden. Dass ein neues Fenster besser dämmt als das alte, macht die Maßnahme nicht zur Modernisierung – ein anderes Bauteil ist am Markt gar nicht erhältlich.

Wo die bauliche Veränderung beginnt

Alles, was über die Erhaltung hinausgeht, ist bauliche Veränderung nach § 20 WEG – der Aufzug im Treppenhaus, die neue Photovoltaikanlage, der Umbau des Trockenraums zum Fahrradraum. Auch sie wird mit einfacher Mehrheit beschlossen; der Unterschied liegt in der Kostenverteilung. Nach § 21 WEG tragen grundsätzlich nur die zustimmenden Eigentümer die Kosten. Alle zahlen nur dann, wenn die Maßnahme mit mehr als zwei Dritteln der abgegebenen und der Hälfte der Miteigentumsanteile beschlossen wurde und keine unverhältnismäßigen Kosten verursacht, oder wenn sich die Kosten innerhalb angemessener Zeit amortisieren.

Der Begriff Modernisierung trägt im Wohnungseigentumsrecht keine eigene Rechtsfolge mehr; er beschreibt nur eine Untergruppe der baulichen Veränderung. Im Mietrecht ist er dagegen in § 555b BGB definiert und entscheidet über Duldungspflicht und Mieterhöhung – zwei getrennte Systeme, die in derselben Maßnahme zusammentreffen können.

Der Zwischenfall: modernisierende Instandsetzung

Häufig ist ein Bauteil ohnehin erneuerungsbedürftig und wird bei der Gelegenheit auf einen höheren Standard gebracht – die Heizung ist am Ende ihrer Lebensdauer und wird durch eine effizientere Anlage ersetzt, das Flachdach wird bei der Abdichtung zugleich gedämmt. Soweit die Maßnahme den Erhaltungsbedarf deckt, bleibt sie Erhaltung; nur der darüber hinausgehende Anteil ist bauliche Veränderung. In der Praxis sollte der Beschluss diese Aufteilung ausdrücklich benennen und sich auf eine fachliche Kostenschätzung stützen.

Folgen für Rücklage, Umlage und Steuer

Die Erhaltungsrücklage ist nach ihrer Zweckbestimmung für die Erhaltung gebildet. Eine Entnahme für eine bauliche Veränderung bedarf deshalb eines eigenen Beschlusses und ist dort problematisch, wo nur ein Teil der Eigentümer die Kosten trägt. Reine Erhaltungsmaßnahmen lassen sich dagegen ohne Weiteres aus der Rücklage finanzieren – andernfalls bleibt die Sonderumlage.

Für vermietende Eigentümer ist die Einordnung steuerlich relevant: Erhaltungsaufwand ist im Jahr der Zahlung sofort als Werbungskosten abziehbar, Herstellungsaufwand nur über die Abschreibung. In den ersten drei Jahren nach dem Kauf greift zudem die Grenze für anschaffungsnahe Herstellungskosten. Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft sollte die Positionen deshalb so ausweisen, dass die Eigentümer sie ihrer Steuererklärung zuordnen können.

Bildquellen: Titelbild – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: Rajesh S Balouria | Bild 1 – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: Damir Mijailovic. Lizenz: Pexels License (kostenlose kommerzielle Nutzung, keine Namensnennung erforderlich – hier dennoch zur Transparenz angegeben).