Der Ersatzzustellungsvertreter nach § 45 WEG: Zustellungen sicher regeln

Der Ersatzzustellungsvertreter nach § 45 WEG: Zustellungen sicher regeln

Seit der WEG-Reform ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ein eigenes Rechtssubjekt: Sie kann klagen und verklagt werden. Damit stellt sich eine praktische Frage, die auf keiner Tagesordnung gut aussieht und trotzdem dorthin gehört – wem wird eine Klage, ein Mahnbescheid oder ein Beschluss des Gerichts eigentlich zugestellt?

Der Regelfall: Zustellung an den Verwalter

Grundsätzlich wird an den Verwalter zugestellt. Er vertritt die Gemeinschaft nach außen, nimmt Schriftsätze entgegen und leitet das Weitere ein – Anwaltsmandat, Information der Eigentümer, Fristenkontrolle. Solange eine Verwaltung bestellt und erreichbar ist, funktioniert dieser Weg zuverlässig. Problematisch wird es in zwei Konstellationen.

Die beiden Lücken

Die erste Lücke entsteht, wenn kein Verwalter vorhanden ist – nach Abberufung, nach Niederlegung, nach Insolvenz des Verwalterunternehmens oder in der verwalterlosen Gemeinschaft. Dann wird die Gemeinschaft von allen Wohnungseigentümern gemeinschaftlich vertreten; eine Zustellung müsste an jeden einzelnen erfolgen, was in großen Anlagen praktisch kaum zu bewerkstelligen ist. Die zweite Lücke betrifft den Interessenkonflikt: Führt die Gemeinschaft einen Rechtsstreit gegen den Verwalter – etwa auf Schadensersatz oder über die Wirksamkeit seiner Bestellung –, kann die Zustellung nicht an ihn gehen. Für diese Fälle sieht § 45 WEG den Ersatzzustellungsvertreter vor: eine Person, an die wirksam zugestellt werden kann, wenn der Verwalter ausfällt oder ausgeschlossen ist.

Bestellung durch Beschluss

Der Ersatzzustellungsvertreter wird von der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit bestellt. In der Praxis wird meist ein Wohnungseigentümer gewählt, häufig ein Mitglied des Verwaltungsbeirats; zwingend ist das nicht. Sinnvoll sind drei Festlegungen im Beschluss: die Person mit vollständiger Zustellungsadresse, eine Vertretungsregelung für den Fall von Verhinderung oder Verkauf der Wohnung, und die Klarstellung, dass die Bestellung bis zum Widerruf gilt. Der Beschluss gehört in die Beschlusssammlung und sollte bei jedem Verwalterwechsel überprüft werden, weil der bisherige Vertreter die Einheit inzwischen verkauft haben kann.

Aufgabe, Grenzen und Haftung

Die Aufgabe ist eng umgrenzt: Schriftsätze entgegennehmen und die Gemeinschaft unverzüglich informieren. Der Ersatzzustellungsvertreter wird dadurch nicht zum Verwalter, darf keine Verträge schließen, keine Prozesse führen und keine Anwälte beauftragen – das bleibt Sache der Gemeinschaft, die hierzu einen Beschluss fasst. Die Verantwortung ist trotzdem nicht gering: Mit der Zustellung beginnen Fristen zu laufen, und eine verschleppte Weitergabe kann zu einem Versäumnisurteil führen. Wer das Amt übernimmt, sollte deshalb sicherstellen, dass Post auch bei Urlaub oder Krankheit zuverlässig weitergeleitet wird, und den Eingang jedes Schriftstücks mit Datum dokumentieren.

Was Gemeinschaften jetzt prüfen sollten

Viele Gemeinschaften haben nie einen Ersatzzustellungsvertreter bestellt – solange ein Verwalter im Amt ist, fällt das nicht auf. Spürbar wird die Lücke genau dann, wenn es ohnehin schwierig ist: bei einem ungeplanten Verwalterwechsel oder in einem Streit mit der Verwaltung. Weil die Bestellung nichts kostet und kaum Aufwand verursacht, gehört sie als eigener Punkt auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung. Wer ohnehin eine Verwalterbestellung oder -abberufung beschließt, sollte den Punkt direkt mit aufnehmen und das Ergebnis in den Objektunterlagen und der Beschlusssammlung festhalten.

Bildquellen: Titelbild – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: Ann H | Bild 1 – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: Timothy Huliselan. Lizenz: Pexels License (kostenlose kommerzielle Nutzung, keine Namensnennung erforderlich – hier dennoch zur Transparenz angegeben).