Vergleichsangebote in der WEG: Wie viele Angebote ein Beschluss wirklich braucht

Vergleichsangebote in der WEG: Wie viele Angebote ein Beschluss wirklich braucht

Ein Beschluss über eine größere Erhaltungsmaßnahme ist schnell gefasst – und ebenso schnell wieder aufgehoben, wenn ihm nur ein einziges Angebot zugrunde lag. Die Anforderungen an die Vorbereitung solcher Beschlüsse gehören zu den häufigsten Anfechtungsgründen überhaupt.

Woraus sich die Pflicht ergibt

Eine ausdrückliche Zahl nennt das Wohnungseigentumsgesetz nicht. Die Pflicht folgt aus dem Grundsatz ordnungsmäßiger Verwaltung nach § 19 Absatz 1 WEG und dem darin enthaltenen Wirtschaftlichkeitsgebot. Wer entscheiden soll, welches Angebot das wirtschaftlichste ist, muss vergleichen können – und dazu braucht es mehr als ein Angebot.

In Rechtsprechung und Literatur hat sich daraus die Faustregel entwickelt, dass bei Aufträgen von erheblichem Umfang in der Regel mindestens drei Alternativangebote vorliegen sollten. Fehlen sie, ist der Beschluss anfechtbar. Unwirksam wird er dadurch nicht automatisch – wird er aber innerhalb der Monatsfrist des § 45 WEG angefochten, hat die Anfechtung gute Aussichten.

Wo die Grenze zum Bagatellauftrag verläuft

Nicht jede Rechnung erfordert ein Ausschreibungsverfahren. Maßstab ist die Relation: Ein Auftrag über 800 Euro ist für eine Anlage mit acht Einheiten erheblich, für eine Großanlage mit 200 Einheiten dagegen Routine. Entbehrlich sind Vergleichsangebote außerdem bei echten Notmaßnahmen, bei denen zum Einholen schlicht keine Zeit bleibt.

Die Ausnahme für freiberufliche Leistungen

Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass Gemeinschaft und Verwaltung nicht verpflichtet sind, vor der Beauftragung eines Rechtsanwalts oder Sachverständigen mehrere Vergleichsangebote einzuholen. Bei solchen persönlich geprägten Leistungen lässt sich die Qualität vorab kaum über den Preis vergleichen. Für Handwerker-, Wartungs- und Sanierungsleistungen bleibt es dagegen bei der Regel: Hier ist ein Leistungsvergleich möglich und üblich – und damit auch geboten.

Angebote müssen vergleichbar sein

Drei Angebote nützen wenig, wenn jedes einen anderen Leistungsumfang beschreibt. Alle Bieter sollten dieselbe Leistungsbeschreibung erhalten – bei größeren Maßnahmen sinnvollerweise erstellt von einem Architekten oder Fachingenieur. Einheitlich geregelt gehören außerdem Gerüst und Baustelleneinrichtung, Entsorgung, Gewährleistungsfristen, Zahlungsplan und der Umgang mit Nachträgen.

Ein Gefälligkeitsangebot, das erkennbar nicht ernsthaft kalkuliert wurde, zählt nicht mit. Ebenso wenig genügt eine mündliche Preisauskunft am Telefon – nachvollziehbar ist nur, was schriftlich vorliegt.

Transparenz vor der Versammlung

Verwaltung und Verwaltungsbeirat dürfen eine Vorauswahl treffen und der Versammlung einen Favoriten empfehlen. Die Entscheidungsgrundlage muss dabei aber rechtzeitig offengelegt werden. Praktikabel ist eine Angebotsübersicht mit der Einladung: Bieter, Angebotssumme, wesentliche Abweichungen, Empfehlung mit Begründung. Die vollständigen Angebote werden zur Einsicht bereitgehalten – zwingend an alle Eigentümer versandt werden müssen sie nicht.

Ebenso wichtig ist der Beschlusstext selbst. Er sollte Auftragnehmer, Angebotssumme, Angebotsdatum und Leistungsumfang eindeutig benennen und die Finanzierung regeln – Entnahme aus der Erhaltungsrücklage oder Sonderumlage. Ein Beschluss, der die Verwaltung lediglich ermächtigt, den günstigsten Anbieter zu beauftragen, ist mangels Bestimmtheit angreifbar.

Der Aufwand für eine saubere Angebotseinholung liegt meist bei wenigen Stunden. Gemessen an einem erfolgreich angefochtenen Beschluss – samt Verfahrenskosten und verlorener Bausaison – ist das eine der lohnendsten Investitionen, die eine Gemeinschaft tätigen kann.

Bildquellen: Titelbild – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: Gustavo Fring | Bild 1 – Quelle: Pexels, Fotograf/Beitragender: RDNE Stock project. Lizenz: Pexels License (kostenlose kommerzielle Nutzung, keine Namensnennung erforderlich – hier dennoch zur Transparenz angegeben).