Der Umlaufbeschluss in der WEG: Entscheiden ohne Eigentümerversammlung

Der Umlaufbeschluss in der WEG: Entscheiden ohne Eigentümerversammlung

Zwischen zwei Eigentümerversammlungen liegt in vielen Gemeinschaften ein ganzes Jahr. Wenn in dieser Zeit eine Entscheidung ansteht – ein Angebot läuft ab, eine Förderung muss beantragt werden, ein Vertrag soll verlängert werden –, ist eine außerordentliche Versammlung oft unverhältnismäßig aufwendig. Das Wohnungseigentumsgesetz hält für solche Fälle ein schlankes Instrument bereit: den Umlaufbeschluss.

Was ein Umlaufbeschluss ist

§ 23 Abs. 3 WEG erlaubt es, einen Beschluss ohne Versammlung zu fassen. Die Verwaltung formuliert dazu einen Beschlussantrag und leitet ihn allen Eigentümern zu; diese erklären ihre Zustimmung schriftlich statt durch Handzeichen im Saal. Rechtlich steht ein solcher Beschluss einem Versammlungsbeschluss in nichts nach – er ist genauso bindend und genauso anfechtbar.

Der Regelfall: Alle müssen zustimmen

Der entscheidende Unterschied liegt beim Quorum. In der Versammlung genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Beim Umlaufbeschluss verlangt das Gesetz dagegen Allstimmigkeit: Jeder einzelne Wohnungseigentümer muss zustimmen – auch derjenige, der zur Versammlung ohnehin nie erscheint. Wer nicht antwortet, stimmt damit faktisch mit Nein. Auch eine Enthaltung lässt den Beschluss scheitern. In größeren Gemeinschaften ist das die häufigste Ursache dafür, dass ein Umlaufverfahren im Sande verläuft.

Textform genügt – auch die E-Mail

Bis zur WEG-Reform 2020 war für die Zustimmung die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift erforderlich. Heute reicht die Textform nach § 126b BGB. Eine E-Mail, ein Fax oder eine Nachricht über das Eigentümerportal genügen also, solange die Person des Erklärenden erkennbar ist. Das hat das Verfahren spürbar beschleunigt – vorausgesetzt, die Verwaltung verfügt über aktuelle Kontaktdaten aller Eigentümer.

Die Mehrheitsöffnung für den Einzelfall

Ebenfalls seit der Reform können die Eigentümer für einen einzelnen Gegenstand beschließen, dass für den Umlaufbeschluss die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Dieser Vorschaltbeschluss wird in der Versammlung gefasst und bezieht sich immer nur auf eine konkrete Angelegenheit – eine pauschale Absenkung für alle künftigen Umlaufbeschlüsse ist damit nicht möglich. Wer absehen kann, dass zwischen zwei Versammlungen eine Entscheidung fällig wird, sollte diesen Punkt vorsorglich mit auf die Tagesordnung nehmen.

Wann der Beschluss wirksam wird

Beim allstimmigen Umlaufbeschluss kommt die Entscheidung zustande, sobald die letzte erforderliche Zustimmung vorliegt. Bei der Mehrheitsvariante muss die Verwaltung das Ergebnis feststellen und den Eigentümern bekannt geben. In beiden Fällen gilt: Das Ergebnis gehört unverzüglich in die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG. Unterbleibt der Eintrag, ist der Beschluss zwar nicht unwirksam – die Verwaltung verletzt aber ihre Pflichten, und ein späterer Erwerber erfährt nichts von der Entscheidung.

Grenzen in der Praxis

Das Umlaufverfahren ersetzt keine Diskussion. Wo Alternativen abzuwägen sind oder Emotionen im Spiel sind, scheitert der schriftliche Weg häufig daran, dass Rückfragen unbeantwortet bleiben. Sinnvoll ist der Umlaufbeschluss deshalb vor allem bei klar umrissenen, unstreitigen Vorgängen. Eine großzügig bemessene Rückmeldefrist und ein Anschreiben, das Anlass, Kosten und Alternativen knapp erläutert, erhöhen die Erfolgsquote deutlich. Und auch hier läuft die Monatsfrist: Wer den Beschluss angreifen will, muss innerhalb eines Monats Anfechtungsklage erheben.

Richtig eingesetzt macht der Umlaufbeschluss eine Gemeinschaft handlungsfähig, ohne dass alle Eigentümer an einem Abend im selben Raum sitzen müssen. Entscheidend sind eine saubere Vorbereitung, vollständige Kontaktdaten und – wo immer möglich – der rechtzeitige Vorschaltbeschluss zur Mehrheitsöffnung.

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